Jak úspěšně absolvovat bezpečnostní audit

Každá firma během roku absolvuje několik auditů, což je přezkoumání a zhodnocení fungování systémů společnosti (např. dokumentace, pracovišť, procesů) nezávislou osobou. Cílem auditu je ověřit, zda systémy a dokumentace poskytují spolehlivé informace o skutečném stavu. Audity mohou být časově náročné a rozsáhlé, přičemž kontrola se často zaměřuje jen na výběr vzorků. Výsledek tak nemusí vždy zcela odpovídat realitě.

Druhy auditů Audity mohou být interní (prováděné vlastními zaměstnanci) nebo externí (prováděné externí firmou) a zaměřují se na různé oblasti, jako jsou:

• finanční audity,

• audity kvality,

• audity bezpečnosti informací,

• certifikační audity,

• environmentální audity,

• bezpečnostní audity (např. v oblasti BOZP).

Jak se připravit na audit

1. Znát procesy Mějte přehled o procesech ve firmě. Některé jsou dané legislativou (např. evidence pracovních úrazů), jiné si stanovuje firma sama (např. interní postupy při vzniku pracovního úrazu).

2. Začít včas Neponechávejte přípravy na poslední chvíli. Pravidelně aktualizujte dokumentaci, doplňujte potřebná data a připravujte podklady od kolegů.

3. Sestavte tým U rozsáhlejších auditů je vhodné vytvořit tým. Zvolte klíčové osoby, které budou audit podporovat, a pravidelně je informujte a školte.

4. Připravte harmonogram Sepište si úkoly, které je třeba do auditu zvládnout. U auditů BOZP se často řeší témata jako:

1. školení zaměstnanců,

2. lékařské prohlídky,

3. lékárničky,

4. kategorizace prací,

5. rizika,

6. osobní ochranné pracovní prostředky,

7. pracovní úrazy a přestávky.

5. Požádejte o plán auditu Vyžádejte si plán od auditorů, projděte si jednotlivé body a připravte odpovídající podklady.

6. Odstraňte neshody z předchozích auditů Zkontrolujte, zda byly závady a neshody z minulých auditů skutečně odstraněny. Pokud ne, stanovte opatření, termíny a důvody zpoždění.

7. Aktualizujte důležité dokumenty Ujistěte se, že Politika, kontext, analýza rizik a další relevantní dokumenty jsou aktuální.

8. Vytvořte přehledovou zprávu Připravte zprávu o přezkoumání systému (např. Management Review). Aktualizujte data, zahrňte grafy, meziroční srovnání a další vizualizace. V oblasti BOZP se zaměřte např. na:

1. počet pracovních úrazů,

2. zlepšené ergonomické podmínky,

3. počet skoronehod.

9. Stanovte cíle Definujte cíle, kterých chce firma dosáhnout. V BOZP se často jedná o snížení počtu pracovních úrazů nebo nemocnosti.

10. Proveďte vlastní audit Je dobré provést předběžný audit, při kterém ověříte, že celý systém odpovídá požadavkům. Pokud provádíte pravidelné kontroly, máte výhodu.

11. Zajistěte úklid a občerstvení Uklizené pracoviště a menší občerstvení zlepšují dojem a atmosféru auditu. Nezapomeňte, že první dojem hraje klíčovou roli.

12. Informujte vedení Management by měl být informován předem. Na začátku auditu by mělo vedení představit firmu a cíle, na konci by pak mělo být přítomno při prezentaci výsledků auditu.

13. Zablokujte kalendář a zasedací místnost Během auditu si neplánujte žádné schůzky a zajistěte, aby byla zasedací místnost připravena pro auditory.

14. Vytvořte příjemnou atmosféru Buďte pohostinní, vstřícní a udržujte pozitivní přístup.

Závěr 

Každý audit je unikátní, ale základní pravidla přípravy jsou vždy stejná. Pokud průběžně plníte své povinnosti a udržujete systémy aktuální, budete na audit připraveni.

Obrázek 1- V rámci auditu následuje i pochůzka po pracovišti - z takovéto zastavěné uličky by auditor radost neměl